Les propriétaires ont-ils besoin d'eTIMS ?
Cela dépend de votre situation fiscale. Un propriétaire assujetti à la TVA, ou qui loue par l'intermédiaire d'une société, n'a pas les mêmes obligations de facturation qu'un particulier imposé sur ses revenus locatifs résidentiels. Les consignes de la KRA évoluent ; vérifiez donc auprès de la KRA ou de votre conseiller fiscal avant de décider. HomeManager ne détermine pas vos obligations fiscales. Il facilite la facturation une fois que vous les connaissez.
Comment faire entrer les factures de loyer dans eTIMS, étape par étape
- Confirmez auprès de la KRA ou de votre conseiller fiscal que vous devez émettre des factures eTIMS.
- Obtenez vos identifiants eTIMS auprès de la KRA pour l'entité commerciale ou propriétaire.
- Dans HomeManager, ouvrez Paramètres et saisissez les identifiants eTIMS de l'organisation.
- Laissez HomeManager générer les factures mensuelles comme d'habitude. Les factures sont transmises à eTIMS.
- En fin de mois, ouvrez Rapports et téléchargez l'export pour votre comptable.
- Comparez le nombre de factures au nombre d'unités occupées. Un écart indique qu'une unité a été oubliée ou est vacante.
Ce que doit refléter une facture eTIMS
La facture doit correspondre à ce qui est réellement facturé au locataire. Si le loyer, l'eau et les charges figurent sur la facture du locataire, la facture que vous transmettez doit présenter les mêmes lignes et le même total. Un locataire qui reçoit un montant alors que la KRA en détient un autre, c'est un problème qui attend de se produire ; évitez donc de modifier les montants en dehors de votre logiciel de gestion.
Exemple pratique
Un propriétaire a huit unités occupées. Trois paient KES 20,000, trois paient KES 25,000 et deux paient KES 35,000, donc le loyer du mois est 60,000 plus 75,000 plus 70,000, soit KES 205,000. Les relevés d'eau ajoutent KES 9,600 sur l'ensemble des unités. Les factures du mois totalisent KES 214,600.
Une fois les identifiants enregistrés dans Paramètres, les huit factures sont générées et transmises. Le dernier jour du mois, le propriétaire ouvre Rapports, télécharge l'export et l'envoie au comptable. L'export montre huit factures totalisant KES 214,600, conformément au chiffre de l'état des loyers. S'il en montrait sept, le propriétaire saurait qu'il faut vérifier s'il y a une unité sans facture.
Comment HomeManager s'en charge
Au Kenya, l'organisation connecte ses identifiants eTIMS dans Paramètres et les factures sont transmises. Vous ne ressaisissez pas les factures dans un autre système, et la facture du locataire et la facture transmise proviennent du même enregistrement. Les exports sont disponibles dans Rapports, là où votre comptable récupère les données pour la déclaration.
HomeManager conserve aussi un journal d'audit des modifications, et l'accès par rôle permet de donner à votre comptable un rôle adapté sans qu'il puisse déplacer des locataires ni modifier le loyer. L'encaissement fonctionne en parallèle : les paiements M-Pesa sont enregistrés sur les factures, et une facture indique ce qui a été payé et quand. HomeManager l'enregistre sur le compte du locataire.
Une facture, facturée une fois, déclarée une fois.
Connectez vos identifiants eTIMS dans HomeManager et gardez facturation, paiements et exports au même endroit.
Démarrer avec HomeManagerQuestions fréquentes
Dois-je émettre des factures KRA eTIMS en tant que propriétaire ?
Cela dépend de votre enregistrement auprès de la KRA et du type de revenus locatifs que vous percevez ; confirmez donc auprès de la KRA ou d'un conseiller fiscal. Si vous y êtes tenu, HomeManager permet à une organisation kényane de connecter ses identifiants eTIMS dans Paramètres afin que les factures soient transmises.
Où saisir mes identifiants eTIMS dans HomeManager ?
Dans Paramètres, au niveau de l'organisation. Une fois la connexion établie, les factures générées par HomeManager sont transmises. Des exports de vos factures sont disponibles dans Rapports.
Mon comptable peut-il obtenir un export de mes factures de loyer ?
Oui. Les exports sont disponibles dans Rapports. Vous pouvez aussi donner à votre comptable un rôle de comptable dans HomeManager pour qu'il voie les données financières sans pouvoir modifier les locataires ni le loyer.
eTIMS fonctionne-t-il pour les propriétaires hors du Kenya ?
Non. KRA eTIMS est un système kényan, la connexion concerne donc les organisations kényanes. Les propriétaires des autres pays utilisent les factures habituelles de HomeManager, avec des paiements par Pesapal là où il est présent ou enregistrés manuellement.