Donner accès à votre gardien sans lui confier votre argent : les rôles pour les petits propriétaires

Pourquoi les rôles comptent pour les petits propriétaires

Un gardien connaît l'immeuble, les locataires et les robinets. Il n'a pas besoin de vos chiffres de loyer, de vos coordonnées bancaires ni du pouvoir de modifier ce que doit un locataire. Partager votre propre identifiant est l'erreur courante, car cela donne tout et ne laisse aucune trace de qui a fait quoi. Un identifiant distinct avec un rôle limité règle les deux problèmes.

Les rôles dans HomeManager

Il y a deux niveaux. Les rôles d'organisation s'appliquent à l'ensemble de votre compte : propriétaire, gestionnaire, comptable et lecteur. Les rôles au niveau du bien s'appliquent à un seul bien : gardien, gestionnaire du bien, comptable du bien, personnel de maintenance et lecteur du bien. Une personne peut avoir un rôle au niveau du bien sur un immeuble et n'avoir aucun accès aux autres.

Comment donner accès à un gardien, étape par étape

Déterminez ce dont il a besoin : généralement les relevés de compteur et les tickets de réparation.
Invitez-le par e-mail et choisissez le rôle de gardien uniquement sur son bien.
Il reçoit un lien pour définir son propre mot de passe.
Demandez-lui d'ouvrir l'assistant et de taper "Quel est mon rôle ?" pour confirmer ce qu'il peut faire.
Consultez de temps en temps le journal d'audit pour voir ce qui a été fait et par qui.
Quand il part, retirez son accès au bien le jour même.

Évitez aussi les espèces. Si les locataires paient par Paybill, Till, le portail ou STK push, le loyer arrive sur votre compte et ne passe jamais entre les mains du gardien.

Exemple pratique

Une propriétaire possède Hillside Court, avec 14 unités à KES 12,000, soit un état des loyers mensuel de KES 168,000, et Azure Home, avec 8 unités. Elle engage Tendai comme gardien de Hillside. Elle l'invite avec le rôle de gardien sur Hillside uniquement.

Chaque mois, Tendai fait le tour de l'immeuble et saisit 14 relevés de compteur depuis son téléphone, et ouvre des tickets de réparation lorsqu'un robinet fuit. Il ne peut pas enregistrer de paiement, ajouter un locataire ni modifier un montant de loyer. Il n'a aucun accès à Azure Home. Quand Tendai part un an plus tard, la propriétaire retire son accès au bien et rien d'autre n'a besoin de changer, car le loyer n'a jamais dépendu de son identifiant.

Comment HomeManager s'en charge

HomeManager propose un accès d'équipe par rôle, avec les rôles de propriétaire, gestionnaire, comptable et lecteur au niveau de l'organisation et les cinq rôles au niveau du bien ci-dessus. Chaque personne ne voit que les actions que son rôle autorise, et uniquement sur les biens auxquels elle a accès. La même vérification s'applique lorsqu'elle utilise l'assistant IA, et elle est appliquée de nouveau au moment où elle appuie sur Confirmer.

Vous pouvez inviter un gardien, attribuer un rôle ou révoquer l'accès à un bien depuis l'écran Équipe, ou en demandant à l'assistant, qui prépare une carte que vous confirmez. Vous ne pouvez pas donner à quelqu'un des droits que vous n'avez pas vous-même, et personne ne peut modifier le rôle du propriétaire du compte depuis le chat. Chaque action confirmée est consignée dans le journal d'audit.

Donnez à votre gardien ce dont il a besoin, et rien de plus.

L'accès par rôle de HomeManager laisse les réparations et les relevés à votre personnel, et l'argent à vous.

Démarrer avec HomeManager

Questions fréquentes

Que peut faire un gardien dans HomeManager ?

Avec le rôle de gardien, il peut ouvrir des tickets de réparation et saisir des relevés de compteur pour le bien qui lui est assigné. Il ne peut pas enregistrer de paiements, ajouter des locataires ni modifier le loyer.

Puis-je limiter un gardien à un seul immeuble ?

Oui. Les rôles au niveau du bien s'appliquent à un seul bien, donc un gardien de Hillside Court ne voit rien de vos autres immeubles.

Comment retirer l'accès d'un gardien lorsqu'il part ?

Révoquez son accès au bien depuis l'écran Équipe, ou demandez à l'assistant IA, qui prépare une carte que vous confirmez. Le journal d'audit enregistre la modification.

Mon gardien doit-il encaisser le loyer en espèces ?

Il vaut mieux que non. Encaissez le loyer par Paybill, Till, STK push ou le portail locataire pour qu'il arrive directement sur votre compte, et laissez le gardien s'occuper des réparations et des relevés.