Comment facturer l'eau aux locataires à partir d'un compteur principal unique (Kenya)

Sous-compteur ou part forfaitaire ?

Facturation par sous-compteur. Vous installez un petit compteur sur la canalisation de chaque unité. La facture principale correspond au montant facturé par la compagnie des eaux pour tout l'immeuble. Chaque locataire paie les unités de son propre compteur, à un tarif par unité que vous fixez et inscrivez dans le bail. La plupart des locataires y voient la méthode la plus équitable.

Part forfaitaire. Vous divisez la facture par le nombre d'unités, ou par parts par foyer (par exemple une part pour un studio et deux pour un trois-pièces). C'est simple, mais un locataire absent paie quand même, ce qui provoque des disputes.

Comment facturer l'eau à partir d'un compteur principal, étape par étape

Installez un sous-compteur dans chaque unité, et notez le relevé de départ, signé par le locataire à l'entrée.
Inscrivez dans le contrat de location la méthode, le tarif par unité et la date de relevé.
Calculez votre tarif : la facture principale divisée par le total des unités consommées, plus une petite provision pour les parties communes et les pertes dans les canalisations si le bail le prévoit.
Relevez chaque sous-compteur le même jour chaque mois.
Soustrayez le relevé du mois dernier de celui de ce mois pour obtenir les unités consommées.
Multipliez les unités consommées par le tarif et ajoutez le montant à la facture de ce locataire sur une ligne distincte.
Conservez la facture de la compagnie des eaux, et montrez-la si un locataire le demande.

Comment éviter les litiges sur la facture d'eau

Appliquez le même tarif à tout le monde et dites-le par écrit.
Indiquez les deux relevés et les unités consommées sur chaque facture, pas seulement le total.
Ne facturez pas plus que ce que la facture justifie. Une majoration que le bail ne mentionne pas est le moyen le plus rapide de perdre la confiance d'un locataire.
Réparez rapidement les fuites. Une fuite avant un sous-compteur est à votre charge, pas à celle du locataire.

Exemple pratique

Un immeuble de quatre unités reçoit une facture d'eau de KES 16,500 pour le mois. Le compteur principal indique 550 unités, donc la facture revient à KES 30 par unité. Les sous-compteurs montrent que A1 a consommé 120 unités, A2 95, A3 140 et A4 110, soit un total de 465. Les 85 autres unités sont parties dans le robinet du jardin et les pertes dans les canalisations.

Le bail fixe le tarif locataire à KES 35 par unité, ce qui couvre cet usage partagé :

A1: 120 × 35 = KES 4,200
A2: 95 × 35 = KES 3,325
A3: 140 × 35 = KES 4,900
A4: 110 × 35 = KES 3,850

Cela fait KES 16,275 pour une facture de KES 16,500, donc le propriétaire absorbe KES 225. Avec une part forfaitaire, chaque unité paierait KES 4,125, soit KES 800 de plus que ce qu'A2 a consommé.

Comment HomeManager s'en charge

HomeManager facture l'eau à partir des relevés de compteur à un tarif par unité. Vous fixez le tarif pour le bien, puis saisissez chaque mois le relevé de chaque unité. HomeManager reprend le relevé précédent, calcule les unités consommées, les multiplie par le tarif et ajoute le montant à la facture mensuelle du locataire, avec le loyer.

Votre gardien peut saisir les relevés depuis un téléphone, ou écrire à l'assistant IA, par exemple "Le relevé de A1 est 1,284". Il prépare une carte indiquant le relevé précédent, les unités consommées et le montant, et n'enregistre rien tant que le gardien n'appuie pas sur Confirmer.

Si votre immeuble n'a pas de sous-compteurs et que vous facturez par part forfaitaire, convenez d'abord de la part par écrit. HomeManager l'enregistre sur le compte du locataire.

Facturez l'eau d'après les relevés, pas au jugé.

HomeManager transforme chaque relevé de compteur en charge sur la facture du locataire, à votre tarif, avec l'historique conservé.

Démarrer avec HomeManager

Questions fréquentes

Comment répartir une facture d'eau entre des locataires qui n'ont qu'un compteur principal ?

Installez un sous-compteur dans chaque unité, divisez la facture principale par le total des unités consommées pour obtenir un tarif, puis facturez à chaque locataire ses unités consommées à ce tarif. Là où il n'y a pas de sous-compteurs, divisez la facture par un nombre de parts convenu par logement. HomeManager facture à partir des relevés par unité à votre tarif.

Un propriétaire peut-il facturer aux locataires plus que ce que facture la compagnie des eaux ?

Seulement si le contrat de location le prévoit, et le supplément doit rester modeste et expliqué, par exemple une provision pour l'usage des parties communes et les pertes dans les canalisations. Une majoration cachée provoque des litiges. Conservez la facture de la compagnie des eaux pour pouvoir montrer comment le tarif a été établi.

Que faire si un locataire conteste son relevé d'eau ?

Relevez à nouveau le sous-compteur en présence du locataire, comparez avec le relevé précédent figurant sur la facture et vérifiez s'il y a une fuite après le compteur. Comme HomeManager conserve les relevés de chaque mois, vous pouvez montrer l'historique au lieu de vous disputer de mémoire.

Mon gardien peut-il saisir les relevés d'eau dans HomeManager ?

Oui. Un gardien peut saisir des relevés de compteur sans pouvoir enregistrer de paiements, ajouter des locataires ni modifier le loyer. Le relevé devient une charge d'eau sur la facture du locataire au tarif par unité du bien.