A resposta curta
Resolvem problemas diferentes. O software de contabilidade responde a «o que ganhei e gastei, e quanto devo de imposto?». O software de gestão imobiliária responde a «quem me deve renda este mês, quanto, e o que lhe enviei?». Se tem um número reduzido de frações e a sua verdadeira preocupação são os livros, o software de contabilidade pode bastar. Se a sua preocupação é cobrar e reconciliar com os inquilinos, precisa das ferramentas de arrendamento que os pacotes de contabilidade normalmente não têm.
O que o software de contabilidade faz bem
- Regista receitas e despesas e mantém um razão e um plano de contas.
- Produz valores de lucros e perdas e apoia a entrega de declarações fiscais.
- Trata de outras receitas e custos fora do arrendamento: reparações, empréstimos, salários.
- Dá a um contabilista um conjunto padrão de registos com que trabalhar.
Se arrenda uma ou duas frações, os seus inquilinos pagam por inteiro e precisa sobretudo de números arrumados no fim do ano, um pacote de contabilidade, até um simples, é uma boa escolha, e o software de gestão imobiliária seria um custo a mais.
O que o software de contabilidade normalmente não faz
O software de contabilidade geral trata um pagamento de renda como uma transação. Em geral, não sabe que o pagamento pertence à fração 4B, que o inquilino deve a renda deste mês mais a água, que metade chegou no dia cinco ou que uma multa por atraso já é devida. É esse conhecimento do arrendamento que está a pagar no software de gestão imobiliária:
- Faturas recorrentes por fração, geradas segundo um calendário, com a renda e outros encargos juntos.
- Pagamentos imputados às faturas, para que pagamentos parciais, antecipados e de vários meses deixem o saldo certo para cada inquilino.
- Faturação de serviços a partir de leituras de contadores, como no nosso guia de faturação da água.
- Lembretes, recibos e multas por atraso enviados ou aplicados por regra.
- Um portal do inquilino, onde os inquilinos veem o que devem e comunicam problemas.
- Onde existe um meio de pagamento, a própria cobrança: o inquilino paga online e o pagamento fica associado à fatura. Veja onde isso está disponível na visão geral por país.
É possível construir parte disto num pacote de contabilidade com modelos e disciplina, e muita gente o faz. Tende a tornar-se pesado quando tem mais do que um punhado de inquilinos.
O que o software de gestão imobiliária não substitui
O software de gestão imobiliária não é um sistema de contabilidade completo. Acompanha com exatidão a renda, os encargos e os pagamentos e apresenta relatórios sobre eles, mas não é onde guarda os livros de todo o seu negócio, processa salários ou entrega a sua declaração. O HomeManager fornece relatórios de receitas e de rendas em atraso dos seus imóveis; as contas finais e o aconselhamento fiscal continuam a pertencer a um contabilista. No Quénia, o guia do imposto sobre o rendimento de rendas da KRA mostra o que precisa dos seus registos para efeitos fiscais.
Lado a lado
| Necessidade | Software de contabilidade | Software de gestão imobiliária |
|---|---|---|
| Livros, razões e valores fiscais | A sua função principal | Relatórios sobre os rendimentos de arrendamento, não um razão completo |
| Faturas por fração segundo um calendário | Possível com modelos | Automático |
| Saldo por inquilino com pagamentos parciais | Manual | Integrado |
| Faturação de serviços a partir de leituras de contadores | Normalmente não | Integrado |
| Lembretes, recibos, multas por atraso | Limitado | Integrado |
| Portal do inquilino | Raro | Integrado |
| Despesas da empresa fora da renda | Sim | Apenas despesas do imóvel |
Usar ambos
Uma configuração habitual para um senhorio em crescimento é software de gestão imobiliária para o trabalho diário do arrendamento e um contabilista (com ou sem software de contabilidade) para os livros. Os relatórios do software dão ao contabilista um registo claro da renda faturada, recebida e pendente, que é a maior parte do que ele precisa de si. Os senhorios com uma carteira maior, ou os agentes que gerem para terceiros, tendem a chegar primeiro a este ponto.
Como escolher
- Escolha só software de contabilidade se tem poucas frações, inquilinos que pagam a tempo e por inteiro, e o seu tempo vai para os livros, não para os inquilinos.
- Escolha software de gestão imobiliária se passa o tempo a faturar, a associar pagamentos, a faturar serviços e a cobrar rendas em atraso.
- Use ambos quando tem uma carteira maior, vários proprietários ou um contabilista que quer registos de arrendamento limpos.
Se tem apenas algumas frações e ainda não usa software, a nossa comparação com folhas de cálculo pode ser o melhor ponto de partida e, para o lado humano do prédio, veja encarregado vs software de gestão imobiliária. Pode experimentar o HomeManager gratuitamente durante 30 dias e ver se as ferramentas de arrendamento lhe poupam tempo antes de pagar o que quer que seja.
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Todos os planos incluem todas as funcionalidades e utilizadores ilimitados, e os planos diferem apenas no número de frações: Starter $59/mês (até 20 frações), Growth $139/mês (até 100 frações), Scale $349/mês (até 500 frações). Não é necessário cartão para o período experimental.
Começar grátisPerguntas frequentes
Posso gerir os meus arrendamentos só com software de contabilidade?
Muitas vezes, sim, se tem poucas frações e o seu objetivo é ter livros limpos e valores fiscais. O software de contabilidade regista bem receitas e despesas. O que normalmente lhe falta é uma visão centrada no arrendamento: faturas mensais automáticas por fração, acompanhamento de pagamentos parciais por inquilino, faturação de serviços por contador, lembretes aos inquilinos e um portal do inquilino.
O que faz o software de gestão imobiliária que o software de contabilidade não faz?
Gere o lado do arrendamento: faturas geradas por fração e por inquilino segundo um calendário, pagamentos imputados à fatura certa, multas por atraso, lembretes, recibos, faturação de serviços a partir de leituras de contadores e um portal do inquilino. O software de contabilidade é construído em torno do razão; o software de gestão imobiliária é construído em torno de inquilinos e frações.
O software de gestão imobiliária pode substituir um contabilista?
Não. Regista com exatidão a renda e os pagamentos, o que facilita o trabalho do contabilista, mas o aconselhamento fiscal, as demonstrações financeiras e as declarações continuam a ser trabalho de um contabilista ou consultor fiscal.
Preciso de ambos?
Muitos senhorios com uma carteira maior precisam: software de gestão imobiliária para a faturação e cobrança do dia a dia, e software de contabilidade ou um contabilista para os livros e os impostos. Os pequenos senhorios precisam muitas vezes de apenas um. Escolha consoante o problema que lhe custa mais tempo hoje.