La réponse courte
Ils résolvent des problèmes différents. Un logiciel de comptabilité répond à « qu'ai-je gagné et dépensé, et combien dois-je d'impôt ? ». Un logiciel de gestion immobilière répond à « qui me doit un loyer ce mois-ci, combien, et que lui ai-je envoyé ? ». Si vous avez peu de logements et que votre vrai souci est la comptabilité, un logiciel de comptabilité peut suffire. Si votre souci est de relancer et de rapprocher les locataires, il vous faut les outils de location que les logiciels de comptabilité n'ont généralement pas.
Ce que fait bien un logiciel de comptabilité
- Il enregistre les revenus et les dépenses et tient un grand livre et un plan comptable.
- Il produit les chiffres de profits et pertes et facilite la déclaration fiscale.
- Il gère les autres revenus et coûts hors location : réparations, prêts, salaires.
- Il donne à un comptable un ensemble standard de documents pour travailler.
Si vous louez un ou deux logements, que vos locataires paient en totalité et que vous avez surtout besoin de chiffres propres en fin d'année, un logiciel de comptabilité, même simple, est un bon choix, et un logiciel de gestion immobilière serait un coût en plus.
Ce que ne fait généralement pas un logiciel de comptabilité
Un logiciel de comptabilité général traite un paiement de loyer comme une transaction. Il ne sait généralement pas que ce paiement concerne le logement 4B, que le locataire doit le loyer de ce mois plus l'eau, que la moitié est arrivée le cinq, ou qu'une pénalité de retard est maintenant due. Cette connaissance de la location, c'est ce que vous payez dans un logiciel de gestion immobilière :
- Des factures récurrentes par logement, générées selon un calendrier, avec le loyer et les autres frais ensemble.
- Des paiements affectés aux factures, pour que les paiements partiels, d'avance et multi-mois laissent le bon solde pour chaque locataire.
- La facturation des services d'après les relevés de compteur, comme dans notre guide de facturation de l'eau.
- Des rappels, reçus et pénalités de retard envoyés ou appliqués selon des règles.
- Un espace locataire, où les locataires voient ce qu'ils doivent et signalent des problèmes.
- Là où un moyen de paiement existe, l'encaissement lui-même : le locataire paie en ligne et le paiement s'affecte à la facture. Voyez où c'est disponible dans l'aperçu par pays.
Vous pouvez construire une partie de cela dans un logiciel de comptabilité avec des modèles et de la discipline, et beaucoup le font. Mais cela devient vite lourd dès que vous avez plus d'une poignée de locataires.
Ce qu'un logiciel de gestion immobilière ne remplace pas
Un logiciel de gestion immobilière n'est pas un système comptable complet. Il suit avec précision les loyers, les frais et les paiements et en rend compte, mais ce n'est pas là que vous tenez les comptes de toute votre activité, faites la paie ou déposez votre déclaration. HomeManager fournit des rapports sur les revenus et les arriérés de vos biens ; les comptes annuels et les conseils fiscaux restent l'affaire d'un comptable. Au Kenya, le guide de l'impôt sur les revenus locatifs de la KRA indique ce dont vous avez besoin dans vos dossiers pour l'impôt.
Comparaison côte à côte
| Besoin | Logiciel de comptabilité | Logiciel de gestion immobilière |
|---|---|---|
| Comptes, grands livres et chiffres fiscaux | Sa fonction principale | Rapports sur les revenus locatifs, pas un grand livre complet |
| Factures par logement selon un calendrier | Possible avec des modèles | Automatique |
| Solde par locataire avec paiements partiels | Manuel | Intégré |
| Facturation des services d'après les relevés de compteur | Généralement non | Intégré |
| Rappels, reçus, pénalités de retard | Limité | Intégré |
| Espace locataire | Rare | Intégré |
| Dépenses professionnelles hors loyer | Oui | Dépenses des biens uniquement |
Utiliser les deux
Une configuration courante pour un propriétaire en croissance : un logiciel de gestion immobilière pour le travail quotidien de la location, et un comptable (avec ou sans logiciel de comptabilité) pour les comptes. Les rapports du logiciel donnent au comptable une trace claire des loyers facturés, reçus et restant dus, ce qui correspond à l'essentiel de ce qu'il attend de vous. Les propriétaires ayant un portefeuille plus important, ou les agents qui gèrent pour d'autres, atteignent généralement ce stade en premier.
Comment choisir
- Choisissez un logiciel de comptabilité seul si vous avez peu de logements, des locataires qui paient à temps et en totalité, et que votre temps va aux comptes plutôt qu'aux locataires.
- Choisissez un logiciel de gestion immobilière si vous passez votre temps à facturer, rapprocher les paiements, facturer les services et relancer les arriérés.
- Utilisez les deux quand vous avez un portefeuille plus important, plusieurs propriétaires ou un comptable qui veut des dossiers locatifs propres.
Si vous n'avez que quelques logements et pas encore de logiciel, notre comparaison avec les tableurs est peut-être un meilleur point de départ, et pour l'aspect humain de l'immeuble, voyez gardien ou logiciel de gestion immobilière. Vous pouvez essayer HomeManager gratuitement pendant 30 jours et voir si les outils de location vous font gagner du temps avant de payer quoi que ce soit.
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Commencer l'essai gratuitQuestions fréquentes
Puis-je gérer mes locations avec un logiciel de comptabilité seul ?
Souvent, oui, si vous avez quelques logements et que votre objectif est d'avoir des comptes propres et des chiffres pour l'impôt. Un logiciel de comptabilité enregistre bien les revenus et les dépenses. Ce qui lui manque généralement, c'est une vue adaptée à la location : factures mensuelles automatiques par logement, suivi des paiements partiels par locataire, facturation des services d'après les compteurs, rappels aux locataires et espace locataire.
Que fait un logiciel de gestion immobilière que ne fait pas un logiciel de comptabilité ?
Il gère le côté location : factures générées par logement et par locataire selon un calendrier, paiements affectés à la bonne facture, pénalités de retard, rappels, reçus, facturation des services d'après les relevés de compteur et espace locataire. Un logiciel de comptabilité est construit autour du grand livre ; un logiciel de gestion immobilière est construit autour des locataires et des logements.
Un logiciel de gestion immobilière peut-il remplacer un comptable ?
Non. Il enregistre les loyers et les paiements avec précision, ce qui facilite le travail d'un comptable, mais les conseils fiscaux, les états financiers et les déclarations restent le travail d'un comptable ou d'un conseiller fiscal.
Ai-je besoin des deux ?
Beaucoup de propriétaires ayant un portefeuille plus important utilisent les deux : un logiciel de gestion immobilière pour la facturation et l'encaissement au quotidien, et un logiciel de comptabilité ou un comptable pour les comptes et l'impôt. Les petits propriétaires n'ont souvent besoin que d'un seul. Choisissez selon le problème qui vous prend le plus de temps aujourd'hui.