Programu ya Usimamizi wa Nyumba za Kupangisha dhidi ya Programu ya Uhasibu: Unahitaji Ipi?

Jibu fupi

Zinatatua matatizo tofauti. Programu ya uhasibu hujibu "nimepata na kutumia kiasi gani, na ninadaiwa ushuru kiasi gani?". Programu ya usimamizi wa nyumba hujibu "nani ananidai kodi mwezi huu, kiasi gani, na nimewatumia nini?". Ikiwa una uniti chache na wasiwasi wako halisi ni vitabu, programu ya uhasibu inaweza kutosha. Ikiwa wasiwasi wako ni kufuatilia na kulinganisha wapangaji, unahitaji zana za upangaji ambazo vifurushi vya uhasibu kwa kawaida havina.

Kile programu ya uhasibu hufanya vizuri

• Hurekodi mapato na gharama na kutunza leja na chati ya akaunti.
• Hutoa takwimu za faida na hasara na kuunga mkono uwasilishaji wa ushuru.
• Hushughulikia mapato na gharama nyingine nje ya upangishaji: ukarabati, mikopo, mishahara.
• Humpa mhasibu seti ya kawaida ya rekodi za kufanyia kazi.

Ikiwa unapangisha uniti moja au mbili, wapangaji wako hulipa kamili, na unahitaji hasa takwimu nadhifu mwishoni mwa mwaka, kifurushi cha uhasibu, hata cha kawaida, ni chaguo zuri, na programu ya usimamizi wa nyumba ingekuwa gharama ya ziada.

Kile programu ya uhasibu kwa kawaida haifanyi

Programu ya jumla ya uhasibu huchukulia malipo ya kodi kama muamala. Kwa kawaida haijui kwamba malipo hayo ni ya Uniti 4B, kwamba mpangaji anadaiwa kodi ya mwezi huu pamoja na maji, kwamba nusu yake ilifika tarehe tano, au kwamba faini ya kuchelewa sasa inadaiwa. Ujuzi huo wa upangaji ndio unaolipia katika programu ya usimamizi wa nyumba:

• Ankara zinazojirudia kwa kila uniti, zinazozalishwa kwa ratiba, na kodi na gharama nyingine pamoja.
• Malipo yanayogawiwa kwenye ankara, ili malipo ya sehemu, ya mapema na ya miezi kadhaa yaache salio sahihi kwa kila mpangaji.
• Bili za huduma kutoka kwa usomaji wa mita, kama kwenye mwongozo wetu wa bili ya maji.
• Vikumbusho, risiti na faini za kuchelewa zinazotumwa au kutumika kwa kanuni.
• Tovuti ya mpangaji, ambapo wapangaji huona wanachodaiwa na kuripoti matatizo.
• Pale njia ya malipo ipo, ukusanyaji wenyewe: mpangaji hulipa mtandaoni na malipo hutua dhidi ya ankara. Tazama inapopatikana kwenye muhtasari wa nchi.

Unaweza kujenga baadhi ya haya kwenye kifurushi cha uhasibu kwa violezo na nidhamu, na watu wengi hufanya hivyo. Huelekea kuwa mzito ukiwa na zaidi ya wapangaji wachache.

Kile ambacho programu ya usimamizi wa nyumba haichukui nafasi yake

Programu ya usimamizi wa nyumba si mfumo kamili wa uhasibu. Hufuatilia kodi, gharama na malipo kwa usahihi na kutoa ripoti kuhusu hayo, lakini si mahali unapotunza vitabu vya biashara yako yote, kuendesha mishahara au kuwasilisha ritani yako. HomeManager hutoa ripoti za mapato na malimbikizo kwa mali zako; hesabu za mwisho na ushauri wa ushuru bado ni za mhasibu. Nchini Kenya, mwongozo wa ushuru wa mapato ya kodi wa KRA unaonyesha unachohitaji kutoka kwenye rekodi zako kwa ushuru.

Ulinganisho

Kutumia zote mbili

Mpangilio wa kawaida kwa mwenye nyumba anayekua ni programu ya usimamizi wa nyumba kwa kazi ya kila siku ya upangaji, na mhasibu (akiwa na programu ya uhasibu au bila) kwa vitabu. Ripoti za programu humpa mhasibu rekodi iliyo wazi ya kodi iliyotolewa ankara, iliyopokelewa na iliyobaki, ambayo ndiyo sehemu kubwa ya anachohitaji kutoka kwako. Wenye nyumba wenye jalada kubwa zaidi, au mawakala wanaosimamia kwa niaba ya wengine, huwa wanafikia hatua hii kwanza.

Jinsi ya Kuchagua

• Chagua programu ya uhasibu pekee ikiwa una uniti chache, wapangaji wanaolipa kwa wakati na kamili, na muda wako unaenda kwenye vitabu, si kwa wapangaji.
• Chagua programu ya usimamizi wa nyumba ikiwa unatumia muda wako kutoa ankara, kulinganisha malipo, kutoza bili za huduma na kufuatilia malimbikizo.
• Tumia zote mbili unapokuwa na jalada kubwa zaidi, wamiliki kadhaa, au mhasibu anayetaka rekodi safi za kodi.

Ikiwa una uniti chache tu na huna programu bado, ulinganisho wetu na lahajedwali unaweza kuwa mahali pazuri pa kuanzia, na kwa upande wa watu wa jengo, tazama msimamizi wa jengo dhidi ya programu ya usimamizi wa nyumba. Unaweza kujaribu HomeManager bila malipo kwa siku 30 na kuona kama zana za upangaji zinakuokolea muda kabla ya kulipa chochote.

Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara

Je, naweza kuendesha upangishaji wangu kwa programu ya uhasibu pekee?

Mara nyingi, ndiyo, ikiwa una uniti chache na lengo lako ni vitabu safi na takwimu za ushuru. Programu ya uhasibu hurekodi mapato na gharama vizuri. Kile ambacho kwa kawaida haina ni mwonekano unaojua upangaji: ankara za kila mwezi za kiotomatiki kwa kila uniti, ufuatiliaji wa malipo ya sehemu kwa kila mpangaji, bili za huduma kwa mita, vikumbusho vya wapangaji na tovuti ya mpangaji.

Programu ya usimamizi wa nyumba hufanya nini ambacho programu ya uhasibu haifanyi?

Inasimamia upande wa upangaji: ankara zinazozalishwa kwa kila uniti na kila mpangaji kwa ratiba, malipo yanayogawiwa kwenye ankara sahihi, faini za kuchelewa, vikumbusho, risiti, bili za huduma kutoka kwa usomaji wa mita na tovuti ya mpangaji. Programu ya uhasibu imejengwa kuzunguka leja; programu ya usimamizi wa nyumba imejengwa kuzunguka wapangaji na uniti.

Je, programu ya usimamizi wa nyumba inaweza kuchukua nafasi ya mhasibu?

Hapana. Hurekodi kodi na malipo kwa usahihi, jambo linalorahisisha kazi ya mhasibu, lakini ushauri wa ushuru, taarifa za fedha na uwasilishaji wa ritani bado ni kazi ya mhasibu au mshauri wa ushuru.

Je, ninahitaji zote mbili?

Wenye nyumba wengi wenye jalada kubwa zaidi huhitaji: programu ya usimamizi wa nyumba kwa bili na ukusanyaji wa kila siku, na programu ya uhasibu au mhasibu kwa vitabu na ushuru. Wenye nyumba wadogo mara nyingi huhitaji moja tu. Chagua kwa tatizo linalokugharimu muda zaidi leo.

Soma Pia

• Programu ya Usimamizi wa Nyumba za Kupangisha dhidi ya Lahajedwali
• Ushuru wa Mapato ya Kodi Nchini Kenya: Mwongozo wa KRA
• Jinsi ya Kuchagua Programu ya Usimamizi wa Nyumba za Kupangisha Barani Afrika
• Programu ya Usimamizi wa Nyumba za Kupangisha Kote Afrika