Programu ya Usimamizi wa Nyumba za Kupangisha dhidi ya Lahajedwali: Lahajedwali Inatosha Lini?

Jibu fupi

Ikiwa unapangisha uniti chache, wapangaji wako hulipa kamili na kwa wakati, na wewe ndiye mtu pekee anayegusa rekodi, lahajedwali hufanya kazi na haigharimu chochote. Huhitaji kununua programu ili ujihisi mwenye nyumba makini. Hoja ya programu ya usimamizi wa nyumba huanza lahajedwali inapoanza kukugharimu muda, pesa au uaminifu, na hilo hutokea polepole zaidi kuliko wenye nyumba wengi wanavyotambua.

Kile lahajedwali hufanya vizuri

• Ni ya bure na inayojulikana. Unaweza kujenga orodha ya kodi (rent roll) kwa saa moja na kuibadilisha kwa njia yoyote unayotaka.
• Inabadilika. Mipango isiyo ya kawaida, kama mpangaji anayelipa kila robo mwaka au uniti iliyopangishwa kwa ndugu, ni safu nyingine tu.
• Ni ya faragha na nje ya mtandao. Hakuna cha kujisajili, hakuna cha kujifunza.
• Inakua hadi kiwango cha kushangaza mtu mmoja makini anapoimiliki.

Mahali lahajedwali inapovunjika

Malipo hufika vipande vipande

Kodi mara chache hufika kama malipo moja safi. Mpangaji hutuma nusu tarehe tano, iliyobaki tarehe ishirini, na mwezi mmoja hulipa miezi miwili kwa mara moja. Kwenye lahajedwali unafuatilia hili kwa fomula za mkono, na seli moja iliyoandikwa upya hupotosha kila salio linalofuata. Programu hurekodi kila malipo dhidi ya ankara, kwa hiyo malipo ya sehemu, ya ziada na ya mapema husogezwa mbele ipasavyo.

Kulinganisha pesa na watu

Ikiwa wapangaji hulipa kupitia pesa kwa simu au benki, unalinganisha taarifa na lahajedwali yako mstari kwa mstari. Kwa wapangaji ishirini hiyo ni jioni nzima kila mwezi. Pale njia ya malipo imeunganishwa, programu hulinganisha malipo na mpangaji yenyewe. Pale haijaunganishwa, kurekodi malipo dhidi ya ankara bado ni haraka kuliko kutafuta safu sahihi, na risiti hutolewa kwa ajili yako.

Huduma zinazobadilika kila mwezi

Kodi ni ileile kila mwezi; maji si hivyo. Kutoza bili yake kunamaanisha usomaji wa mita, bei, hesabu na mstari kwenye bili ya kila mpangaji, kila mwezi, kwa kila uniti. Tazama mwongozo wa bili ya maji kwa mahesabu. Ni sehemu ya lahajedwali inayokabiliwa zaidi na makosa, na sehemu ambayo wapangaji hubishania zaidi.

Faini za kuchelewa ambazo hutumii kamwe

Faini ya kuchelewa kwenye lahajedwali ipo tu ukikumbuka kuiongeza, tarehe sahihi, kwa mpangaji sahihi. Wenye nyumba wengi huacha kimyakimya. Programu hutumia faini baada ya kipindi cha neema ulichoweka. Kama unataka faini za kuchelewa kabisa kunaelezwa kwenye mwongozo wetu wa faini za kuchelewa, na tatizo pana zaidi kwenye jinsi ya kupunguza malipo ya kodi yanayochelewa.

Zaidi ya mtu mmoja

Mshirika, mhasibu au msimamizi wa jengo anapohitaji kuona au kuhariri faili, unakutana na matoleo mengi, mabadiliko ya bahati mbaya na swali la nani alibadilisha kiasi. Programu humpa kila mtu ufikiaji wake na hutunza rekodi ya kilichofanywa.

Uthibitisho na ripoti

Mpangaji anaposema alilipa, risiti yenye tarehe na nambari ya kumbukumbu inamaliza mjadala; seli inayosema "imelipwa" haimalizi. Vivyo hivyo kwa takwimu za mwisho wa mwaka. Kutoa mapato kwa kila mali au malimbikizo kwa kila mpangaji kutoka kwenye lahajedwali kunamaanisha kujenga ripoti mwenyewe kila mara.

Kile programu ya usimamizi wa nyumba inaongeza

• Ankara za kila mwezi za kiotomatiki zinazojumuisha kodi, huduma na gharama nyingine.
• Malipo yanayorekodiwa dhidi ya ankara, kwa ushughulikiaji sahihi wa malipo ya sehemu, ya mapema na ya miezi kadhaa.
• Vikumbusho na risiti zinazotumwa kwa wapangaji kwa SMS au barua pepe.
• Faini za kuchelewa zinazotumika kwa kanuni.
• Tovuti ya mpangaji, ili wapangaji waone salio lao bila kukupigia simu.
• Ripoti za ukusanyaji, malimbikizo na mapato kwa kila mali.

Pia inagharimu pesa na inahitaji muda wa kuweka, na haitamrekebisha mpangaji asiyetaka kulipa. Mipango ya HomeManager ina bei kulingana na idadi ya uniti; tazama bei kabla ya kuamua kama gharama inaleta maana kwa jalada lako.

Ulinganisho

Jinsi ya kuamua

Jiulize maswali manne:

1. Je, natumia zaidi ya saa moja au mbili kila mwezi kulinganisha malipo na wapangaji?
2. Je, nimewahi kuwa na mzozo kuhusu kilicholipwa, au bili ya huduma?
3. Je, kuna yeyote mbali na mimi anayehitaji kuona au kusasisha rekodi?
4. Je, kuna faini ya kuchelewa au kikumbusho ninachojua napaswa kutumia lakini situmii?

Ukijibu ndiyo kwa hakuna, endelea na lahajedwali. Ukijibu ndiyo kwa mbili au zaidi, programu huenda ikajilipia kwa muda na mabishano machache. Unaweza kujaribu hilo bila hatari: HomeManager ina siku 30 za majaribio bila malipo, kwa hiyo unaweza kupakia uniti zako na kulinganisha matokeo na lahajedwali yako kwa mwezi mmoja. Ikiwa swali lako kwa kweli ni kuhusu uhasibu na ushuru, soma programu ya usimamizi wa nyumba dhidi ya programu ya uhasibu. Nchini Kenya, ukurasa wetu wa Kenya unaonyesha jinsi ukusanyaji wa M-Pesa unavyofaa.

Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara

Je, lahajedwali inatosha kusimamia nyumba za kupangisha?

Kwa mpangilio mdogo na thabiti, ndiyo. Ukiwa na uniti chache, wapangaji wanaolipa kwa wakati na mtu mmoja anayetunza rekodi, lahajedwali ni ya bure, inabadilika na inatosha. Huanza kushindwa malipo yanapofika vipande vipande, huduma zinapobadilika kila mwezi, watu zaidi ya mmoja wanapohariri faili, au unapohitaji kuthibitisha kilichotokea.

Nihame lini kutoka lahajedwali hadi programu ya usimamizi wa nyumba?

Dalili za kawaida ni kutumia saa nyingi kila mwezi kulinganisha malipo na wapangaji, mizozo kuhusu kilicholipwa, faini za kuchelewa ambazo hutumii kwa sababu kuzifuatilia ni kazi ngumu, na faili ambayo ni wewe tu unayeielewa. Mbili kati ya hizo zikiwepo pamoja ni wakati mzuri wa kubadili.

Je, naweza kuhamishia data ya lahajedwali yangu kwenye programu?

Ndiyo. Lahajedwali yako tayari ina unachohitaji: uniti, wapangaji, kiasi cha kodi na salio. Anza na orodha safi ya wapangaji na kodi yao na uingize salio la mwanzo kwa kila mmoja, kisha acha programu iendelee kutoka hapo. Unaweza kutumia zote mbili kando kwa kando kwa mwezi mmoja kukagua takwimu.

Je, programu inaondoa hitaji la msimamizi wa jengo?

Hapana. Programu hushughulikia pesa na rekodi; msimamizi wa jengo hushughulikia jengo. Ulinganisho wetu wa msimamizi wa jengo na programu ya usimamizi wa nyumba unaeleza jinsi hivi viwili vinavyofanya kazi pamoja.

Soma Pia

• Programu ya Usimamizi wa Nyumba za Kupangisha dhidi ya Programu ya Uhasibu
• Msimamizi wa Jengo dhidi ya Programu ya Usimamizi wa Nyumba
• Jinsi ya Kuchagua Programu ya Usimamizi wa Nyumba za Kupangisha Barani Afrika
• Programu ya Usimamizi wa Nyumba za Kupangisha Kote Afrika