Software de gestão imobiliária vs folhas de cálculo: quando é que uma folha de cálculo chega?

A resposta curta

Se arrenda algumas frações, os seus inquilinos pagam por inteiro e a tempo e você é a única pessoa que mexe nos registos, uma folha de cálculo faz o trabalho e não custa nada. Não precisa de comprar software para se sentir um senhorio sério. O argumento a favor do software de gestão imobiliária começa quando a folha de cálculo passa a custar-lhe tempo, dinheiro ou confiança, e isso acontece de forma mais gradual do que a maioria dos senhorios nota.

O que uma folha de cálculo faz bem

• É gratuita e familiar. Pode montar um mapa de rendas numa hora e alterá-lo como quiser.
• É flexível. Arranjos pouco comuns, como um inquilino que paga trimestralmente ou uma fração cedida a um familiar, são apenas mais uma linha.
• É privada e funciona offline. Nada para subscrever, nada para aprender.
• Escala até um ponto surpreendente quando uma só pessoa cuidadosa é a sua dona.

Onde uma folha de cálculo falha

Os pagamentos chegam em partes

A renda raramente chega como um único pagamento limpo. Um inquilino envia metade no dia cinco, o resto no dia vinte, e num mês paga dois meses de uma vez. Numa folha de cálculo, controla isto com fórmulas manuais, e uma célula substituída estraga todos os saldos seguintes. O software regista cada pagamento numa fatura, pelo que os pagamentos parciais, em excesso e antecipados são levados para a frente corretamente.

Associar o dinheiro às pessoas

Se os inquilinos pagam por dinheiro móvel ou por banco, reconcilia um extrato com a sua folha linha a linha. Com vinte inquilinos, isso é uma noite inteira todos os meses. Onde há um meio de pagamento ligado, o software associa o pagamento ao inquilino sozinho. Onde não há, registar um pagamento numa fatura continua a ser mais rápido do que procurar a linha certa, e o recibo é produzido por si.

Serviços que mudam todos os meses

A renda é igual todos os meses; a água não. Faturá-la implica uma leitura de contador, uma tarifa, um cálculo e uma linha na conta de cada inquilino, todos os meses, para cada fração. Veja o guia de faturação da água para a aritmética. É a parte de uma folha de cálculo mais propensa a erros e a parte que os inquilinos mais contestam.

Multas por atraso que nunca aplica

Uma multa por atraso numa folha de cálculo só existe se se lembrar de a acrescentar, na data certa, para o inquilino certo. A maioria dos senhorios desiste discretamente. O software aplica a multa depois do período de carência que definir. Se quer ou não multas por atraso é tratado no nosso guia das multas por atraso e o problema mais amplo em como reduzir os atrasos no pagamento da renda.

Mais do que uma pessoa

No momento em que um sócio, um contabilista ou um encarregado precisa de ver ou editar o ficheiro, surgem versões, edições acidentais e a pergunta de quem alterou um valor. O software dá a cada pessoa o seu próprio acesso e guarda um registo do que foi feito.

Prova e relatórios

Quando um inquilino diz que pagou, um recibo com data e referência resolve a questão; uma célula que diz «pago» não resolve. O mesmo se aplica aos valores de fim de ano. Produzir as receitas por imóvel ou as rendas em atraso por inquilino a partir de uma folha de cálculo significa construir o relatório você mesmo de cada vez.

O que o software de gestão imobiliária acrescenta

• Faturas mensais automáticas que incluem renda, serviços e outros encargos.
• Pagamentos registados em faturas, com tratamento correto de pagamentos parciais, antecipados e de vários meses.
• Lembretes e recibos enviados aos inquilinos por SMS ou e-mail.
• Multas por atraso aplicadas por regra.
• Um portal do inquilino, para que os inquilinos vejam o saldo sem lhe telefonar.
• Relatórios de cobrança, rendas em atraso e receitas de cada imóvel.

Também custa dinheiro e exige algum tempo de configuração, e não resolve um inquilino que não quer pagar. Os planos do HomeManager têm preço pelo número de frações; veja os preços antes de decidir se o custo faz sentido para a sua carteira.

Lado a lado

Como decidir

Faça a si próprio quatro perguntas:

1. Gasto mais de uma ou duas horas por mês a associar pagamentos a inquilinos?
2. Já tive uma disputa sobre o que foi pago, ou sobre uma conta de serviços?
3. Mais alguém além de mim precisa de ver ou atualizar os registos?
4. Há uma multa por atraso ou um lembrete que sei que devia aplicar e não aplico?

Se respondeu que sim a nenhuma, fique com a folha de cálculo. Se respondeu que sim a duas ou mais, o software provavelmente paga-se em tempo e em menos discussões. Pode testar isso sem risco: o HomeManager tem um período experimental gratuito de 30 dias, pelo que pode carregar as suas frações e comparar o resultado com a sua folha durante um mês. Se a sua dúvida é na verdade sobre contabilidade e impostos, leia software de gestão imobiliária vs software de contabilidade. No Quénia, a nossa página do Quénia mostra como a cobrança por M-Pesa se encaixa.

Perguntas frequentes

Uma folha de cálculo é suficiente para gerir imóveis arrendados?

Para uma operação pequena e estável, sim. Com poucas frações, inquilinos que pagam a tempo e uma só pessoa a tratar dos registos, uma folha de cálculo é gratuita, flexível e suficiente. Começa a falhar quando os pagamentos chegam em partes, os serviços variam todos os meses, mais do que uma pessoa edita o ficheiro ou precisa de provar o que aconteceu.

Quando devo passar de uma folha de cálculo para software de gestão imobiliária?

Os sinais habituais são passar horas por mês a associar pagamentos a inquilinos, disputas sobre o que foi pago, multas por atraso que nunca aplica porque é fastidioso controlá-las e um ficheiro que só você percebe. Quaisquer dois destes em conjunto são um bom momento para mudar.

Posso passar os dados da minha folha de cálculo para o software?

Sim. A sua folha de cálculo já contém o que precisa: frações, inquilinos, montantes das rendas e saldos. Comece com uma lista limpa de inquilinos e das suas rendas e introduza o saldo inicial de cada um; depois deixe o software levá-lo para a frente a partir daí. Pode usar os dois lado a lado durante um mês para verificar os valores.

O software dispensa a necessidade de um encarregado?

Não. O software trata do dinheiro e dos registos; o encarregado trata do prédio. A nossa comparação entre um encarregado e o software de gestão imobiliária explica como os dois trabalham em conjunto.

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