Un locataire a payé par M-Pesa avec un mauvais numéro de compte. Que faire ?

Pourquoi le paiement ne se rapproche pas

Avec un Paybill, le locataire saisit un numéro de compte. Dans HomeManager, ce numéro est l'unité, par exemple B4. Si le locataire saisit B44, une unité qui n'existe pas, il n'y a rien à rapprocher. Il se passe la même chose avec les numéros Till lorsque le numéro de téléphone du payeur est inconnu, ou lorsque deux locataires partagent un même téléphone. Dans chaque cas, l'argent est en sécurité, et aucun locataire n'est crédité au hasard.

Que faire, étape par étape

Ne demandez pas au locataire de payer à nouveau. L'argent est arrivé.
Demandez au locataire le message de confirmation M-Pesa, qui contient le code de transaction, le montant et l'heure.
Ouvrez l'écran Paiements dans HomeManager et trouvez le paiement non rapproché.
Vérifiez le code, le montant et le numéro de téléphone par rapport à ce que le locataire a envoyé.
Affectez le paiement à ce locataire. Il règle sa plus ancienne facture impayée.
Informez le locataire que le paiement a été appliqué et rappelez-lui quel numéro de compte utiliser.

Un autre cas à surveiller : si le mauvais numéro correspond par hasard à une autre unité réelle, le paiement est rapproché automatiquement de cette unité. Consultez l'écran Paiements pour repérer les paiements qu'un locataire n'attendait pas, et parlez aux deux locataires.

Exemple pratique

Le locataire de l'unité B4 doit KES 18,000 pour septembre et KES 18,000 pour octobre. Le 3 octobre, il envoie KES 18,000 à votre Paybill et saisit B44 comme numéro de compte. Aucune unité B44 n'existe, donc le paiement reste en attente comme non rapproché.

Votre gestionnaire le voit sur l'écran Paiements, confirme le code de transaction avec le locataire et l'affecte au locataire de B4. Il règle la plus ancienne facture impayée, celle de septembre : la facture de septembre est soldée et les KES 18,000 d'octobre restent ouverts. Le locataire n'a rien perdu, et vous n'avez rien deviné.

Comment éviter que cela se reproduise

Faites du numéro d'unité le numéro de compte, et affichez-le sur une carte dans chaque logement.
Dites aux locataires d'utiliser l'option Payer maintenant du portail locataire plutôt que de saisir les informations à la main dans M-Pesa.
Utilisez STK push, où le locataire reçoit une demande sur son téléphone et saisit uniquement son code PIN.
Gardez des noms d'unités courts et distincts. B4 et B44 ne diffèrent que d'une faute de frappe, alors que "Bloc B, unité 4" non.

Comment HomeManager s'en charge

HomeManager rapproche automatiquement les paiements Paybill grâce à l'unité saisie comme numéro de compte, et les paiements Till grâce au numéro de téléphone du payeur. Un paiement qui ne peut pas être rapproché, que ce soit à cause d'un mauvais numéro de compte, d'un téléphone inconnu ou de deux locataires qui partagent un téléphone, est conservé comme paiement non rapproché plutôt que deviné. Un gestionnaire l'affecte depuis l'écran Paiements et il règle la plus ancienne facture impayée.

Vous pouvez aussi demander à l'assistant IA d'enregistrer un paiement pour un locataire nommé. Il affiche d'abord une carte et n'agit que lorsque vous appuyez sur Confirmer. Chaque modification est consignée dans le journal d'audit.

Laissez le loyer se rapprocher tout seul, et traitez les exceptions.

HomeManager rapproche automatiquement les paiements M-Pesa des factures et garde les cas particuliers pour qu'un gestionnaire les affecte.

Démarrer avec HomeManager

Questions fréquentes

Un locataire a payé son loyer sur un mauvais numéro de compte M-Pesa. L'argent est-il perdu ?

Non. L'argent arrive sur votre Paybill. Dans HomeManager, il est conservé comme paiement non rapproché jusqu'à ce qu'un gestionnaire l'affecte au bon locataire depuis l'écran Paiements, après quoi il règle sa plus ancienne facture impayée.

Comment affecter un paiement M-Pesa non rapproché à un locataire ?

Ouvrez l'écran Paiements, trouvez le paiement non rapproché, confirmez avec le locataire le code de transaction et le montant, puis affectez-le-lui. Il règle alors la plus ancienne facture impayée.

Quel numéro de compte les locataires doivent-ils utiliser pour le loyer sur un Paybill ?

Leur numéro d'unité. HomeManager rapproche le paiement du locataire grâce à l'unité saisie comme numéro de compte ; un nom d'unité clair et court évite donc la plupart des erreurs.

Comment éviter que les locataires utilisent un mauvais numéro de compte ?

Affichez le numéro d'unité dans chaque logement, orientez les locataires vers l'option Payer maintenant du portail, ou utilisez STK push pour qu'il n'y ait rien à saisir. Chacune de ces solutions supprime la saisie à l'origine de l'erreur.